Co to jest KSeF?

Krajowy System e-Faktur w skrócie KSeF to innowacja wprowadzana przez Ministerstwo Finansów, która ma na celu przekształcenie sposobu, w jaki firmy w Polsce obsługują procesy fakturowania. 

Najprościej mówiąc KSeF to rządowy system, przez który przedsiębiorcy będą wystawiać, wysyłać i przechowywać faktury.

Z założenia faktura nie trafi już bezpośrednio od sprzedawcy do klienta - najpierw przejdzie przez KSeF, który nada jej unikalny numer i zatwierdzi jej przyjęcie. Takie działanie ma na celu ujednolicenie formatu faktur elektronicznych i zapewnienie większej transparentności oraz efektywności związanej z ich obsługą.

Początek tej fakturowej rewolucji zaplanowany jest 1 lutego 2026 i początkowo obejmie przedsiębiorców, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł. W kolejnych etapach rozwiązanie zostanie wdrożone dla reszty przedsiębiorców tak by od 1 stycznia 2027 obowiązek ten objął wszystkich przedsiębiorców.

Podsumowując, niezależnie od formy prawnej podmiotu (dotyczy to JDG, spółek cywilnych, spółek kapitałowych itp.) każdy przedsiębiorca musi przygotować się na konieczność przystosowania się do nowego sposobu fakturowania.

Ministerstwo Finansów w zamian obiecuje następujące korzyści:

• Brak konieczności archiwizacji faktur - będą przechowywane w systemie
• Szybszy zwrot VAT - 40 dni zamiast 60
• Łatwiejszy dostęp do dokumentów przez urząd skarbowy

Nadchodzące Wyzwania i Szanse

Oczywiście adaptacja do nowego systemu wiąże się z koniecznością wdrożenia zintegrowanego oprogramowania księgowego i autoryzacji przez podpis kwalifikowany lub Profil Zaufany. Te zmiany, choć wymagają inwestycji i przystosowania systemów wewnętrznych, stanowią jednocześnie okazję do modernizacji i usprawnienia procesów księgowych. Korzyści obejmują m.in. uproszczenie ewidencji oraz szybszą kontrolę podatkową, co przekłada się na lepszą zgodność z przepisami.

Rada: Jeżeli posiadasz już oprogramowanie księgowe w swojej firmy pamiętaj by dopytać jego dostawcę o integrację z KSeF.

EspagoLink – Twoje wsparcie w e-Fakturowaniu

Istotną rolę w procesie transformacji fakturowania odgrywa EspagoLink z usługą Pay-by-Link, która stanowi idealne uzupełnienie dla KSeF. Podpięcie tej usługi do e-faktur umożliwia firmom dołączenie linków do płatności bezpośrednio na fakturach, dzięki czemu cały proces rozliczeń staje się bardziej płynny i wydajny.

Dlaczego warto wybrać EspagoLink dla e-Faktur?

Szybsze i Bezproblemowe Płatności: Dzięki linkom do płatności, klienci mogą szybko i prosto regulować swoje zobowiązania bezpośrednio z poziomu otrzymanej faktury, co znacząco redukuje czas od momentu wystawienia faktury do otrzymania płatności.

Poprawa Płynności Finansowej: Usprawnienie procesu płatności bezpośrednio przekłada się na lepsze zarządzanie przepływem środków finansowych, co jest kluczowe szczególnie dla małych i średnich firm.

Automatyzacja i Redukcja Błędów: Automatyczne oznaczanie faktur jako opłaconych oraz integracja z systemami księgowymi minimalizuje ryzyko błędów oraz konieczność ręcznego wprowadzania danych dopłat.

Podnoszenie Doświadczenia Klienta

Dzięki łatwości użytkowania, EspagoLink nie tylko ułatwia życie firmom, ale również podnosi zadowolenie klientów. Prosty i bezpieczny mechanizm płatności przyczynia się do budowania pozytywnych relacji z klientami i zwiększa ich lojalność.

Przygotuj swój biznes na przyszłość z KSeF i EspagoLink

Wprowadzenie KSeF wraz z nowoczesnymi rozwiązaniami, takimi jak EspagoLink, oznacza znaczącą transformację dla polskich przedsiębiorstw. 

Firmy, które w pełni wykorzystają potencjał nowej infrastruktury e-fakturowania i nowoczesne kanały płatności, będą dobrze przygotowane na wyzwania przyszłości, zwiększając jednocześnie swoją efektywność operacyjną i konkurencyjność na rynku. Rozpoczęcie przygotowań teraz pozwoli firmom na płynne przejście do nowych standardów i pełne wykorzystanie korzyści, jakie niesie ze sobą cyfrowa transformacja.

Pamiętaj: wdrożenie KSeF z wyprzedzeniem pozwoli uniknąć nerwów i przestojów w sprzedaży.

Szczegółowe informacje znajdziesz na stronie Ministerstwa Finansów pod linkiem: https://ksef.podatki.gov.pl/ksef-na-okres-obligatoryjny/

Dodatkowo dla małych przedsiębiorców, którzy nie korzystają z zaawansowanych systemów księgowych, Ministerstwo Finansów udostępniło darmowe narzędzie do wystawiania e-faktur. Można je pobrać ze strony: https://www.podatki.gov.pl/ksef/

Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej na temat EspagoLink, napisz do nas na sales@espago.com, chętnie doradzimy i odpowiemy na nurtujące Cię pytania.